Elektroniczny obieg dokumentów – co to i dlaczego warto go stosować?

Elektroniczny obieg dokumentów w firmie to standard spotykany w coraz większej ilości przedsiębiorstw. Poznaj go i dowiedz się, w jaki sposób może usprawnić przepływ informacji w twojej działalności.

Zalety cyfryzacji

Podczas tradycyjnego obiegu dokumentów, zwłaszcza przy ich dużej ilości, zdarza się, że dokumenty giną. Co gorsza, w działania operacyjne, takie jak weryfikacja, zatwierdzanie zaangażowanych jest wielu pracowników. Aby zapobiegać organizacyjnemu bałaganowi, powstały systemy elektroniczne.
Z pewnością do zalet możemy zaliczyć oszczędność papieru. Nie musimy drukować wielu kartek, zamiast tego przekształcimy je w archiwum cyfrowe. Dla przedsiębiorstwa oznacza to mniejsze koszty, jest to też bardzo ekologiczne rozwiązanie.
Istotnym aspektem jest także ochrona danych, które dzięki systemowi trafiają wyłącznie do osób uprawnionych do ich przetwarzania.
Łatwiej też znajdujemy dany dokument, minimalizujemy ryzyko zgubienia ważnych dokumentów
przekazywanie ich od razu właściwym osobom.

Jak to działa?

Każda firma działa inaczej, więc systemy obiegu dokumentów też będą się od siebie różnić.
Przykładowy obieg dokumentów w dużej organizacji może wyglądać w następujący sposób.
Pracownik recepcji sprawdza np. fakturę zakupy, czy dokument dotyczy danej firmy, czy dane stron transakcji są poprawne, następnie przesyła dokument do odpowiedniego działa.
Kontrola merytoryczna przez pracownika,
Przesłanie faktury do księgowości, gdzie zostanie ona sprawdzona pod względem rachunkowo-księgowym i ujęta w ewidencji księgowej.
Po rejestracji w księgach rachunkowych, dokument trafia do archiwum.

Wybór dobrego systemu

Na początku zaczynamy od analizy procesów biznesowych, choćby ścieżki najczęściej wykorzystywanych dokumentów. Dobry system zapewnia współpracę między poszczególnymi działaniami, bo
Na tej postawie wdrażamy odpowiedni system i szkolimy pracowników, którzy będą z niego korzystać. Przed zakupem upewnijmy się, czy wybrane narzędzie posiada mechanizmy ochrony przed zagrożeniami np. ataków hakerów. Warto też zwrócić uwagę na obecność serwisu od dostawcy, archiwum plików. Dostawca powinien też dostosowywać swoje oprogramowanie do procesów prawnych i w razie potrzeby wprowadzać aktualizacje.